Dein Telefon geht ran. Auch wenn du auf der Baustelle stehst.
Eine digitale Assistenz nimmt jeden Anruf an, bucht Termine in deinen Kalender und stellt durch, was dringend ist. Wir richten sie komplett für dich ein und bleiben dran — dein Aufwand: rund zwei Stunden. Hör selbst, wie sie klingt.
- 15 Minuten
- per Video
- unverbindlich
Heizung komplett ausgefallen
Montag, 7:40 Uhr · Neukunde
Assistenz
Guten Tag, hier spricht Anna, die digitale Assistenz von Weber Haustechnik. Wie kann ich Ihnen weiterhelfen?
Zusammenfassung aufs Handy
- Anliegen
- Heizungsausfall
- Priorität
- Dringend · durchgestellt
- Rückrufnummer
- erfasst ✓
Der Anruf, von dem du nie erfahren hast
- 10:40
Du stehst mit dem Bohrhammer auf dem Gerüst. Unten in der Jacke klingelt das Handy. Beim fünften Klingeln legt der Anrufer auf.
- 10:41
Die Mailbox springt an. Er spricht nichts drauf — warum auch: Er hat noch drei andere Betriebe von Google offen. Der Nächste geht ran.
- 19:30
Feierabend. Im Display: vier verpasste Anrufe, eine halb verständliche Mailbox-Nachricht. Du rufst zurück — jetzt geht dort keiner mehr ran.
Das liegt nicht an deiner Organisation: Ein guter Betrieb steht auf der Baustelle, nicht neben dem Telefon. Aber deine Kunden rufen genau dann an — der Neukunde mit der Badsanierung, die Hausverwaltung mit dem Wasserschaden. Den verpassten Anruf siehst du im Display. Den Auftrag, der dahintersteckte, siehst du nie.
Dafür braucht es niemanden, der im Büro sitzt. Nur jemanden, der rangeht — so wie hier.
So klingt sie im Einsatz
Nachgestellte Anrufe, echte Assistenz: Wir haben die Assistenz für vier Beispiel-Gewerke eingerichtet und typische Gespräche mit ihr geführt — Anrufe, wie sie bei dir jeden Tag reinkommen.
Heizung komplett ausgefallen
Montagmorgen, 7:40 Uhr — ein Neukunde ruft an, der ganze Betrieb ist auf Baustellen unterwegs.
Anfrage Badsanierung — Termin direkt gebucht
Dienstagnachmittag — ein Interessent ruft an, während das Team auf der Baustelle steht.
Dein Gewerk ist nicht dabei?
Kein Problem! Deine Assistenz wird sowieso individuell auf deinen Betrieb zugeschnitten — auf deine Leistungen, Zeiten, Abläufe, Terminregeln und darauf, wie Anfragen bei euch bearbeitet werden.
Jeder Anruf endet mit einem Ergebnis. Keiner auf der Mailbox.
Die Assistenz nimmt ab, hört zu, stellt die richtigen Fragen — und am Ende steht immer eines von vier Ergebnissen:
Termin im Kalender
Besichtigung, Wartung, Beratung: Sie bucht direkt in deinen Kalender, und der Anrufer bekommt die Zusage noch im Gespräch.
Durchgestellt
Was dringend ist, landet sofort bei dir auf dem Handy. Was „dringend" heißt, legst du vorher fest — nicht sie.
Rückruf notiert
Wer angerufen hat, worum es geht, welche Nummer: als Liste, sortiert nach Wichtigkeit. Du telefonierst eine Liste ab, statt einer Mailbox hinterherzuraten.
Werbung abgewimmelt
Verkäufer und Bandansagen wimmelt sie freundlich ab. Davon merkst du: nichts.
Und nach jedem Anruf schickt sie dir eine kurze Zusammenfassung aufs Handy — per E-Mail oder SMS.
Und wann geht sie überhaupt ran? Wann du willst.
Immer. Oder erst, wenn du nach ein paar Sekunden nicht abnimmst. Oder nur nach Feierabend und am Wochenende. Das steuerst du über eine einfache Rufumleitung — und kannst sie jederzeit selbst wieder ausschalten. Viele Betriebe starten so: Die Assistenz übernimmt nur die Anrufe, die sonst auf der Mailbox landen würden.
Was sie nie tut
- Preise nennen
- Zusagen erfinden
- verschweigen, dass sie eine Assistenz ist
- Deine Nummer bleibt
- Keine neue Technik im Betrieb
- In 2 Wochen startklar
Ein Dienstag bei Weber Haustechnik
Weber Haustechnik ist der Betrieb aus den Hörbeispielen oben — erfunden, aber sein Dienstag läuft genau so ab:
- 7:15
Thomas Weber steht auf der Baustelle, das Telefon klingelt. Ein Neukunde will sein Bad sanieren. Anna nimmt ab, erfasst alles — und bucht die Besichtigung direkt in Webers Kalender. Er merkt davon: nichts.
Termin im Kalender - 7:17
Die Zusammenfassung liegt auf Webers Handy: Neukunde Krause, Badsanierung, Besichtigung Donnerstag 16 Uhr. Er liest sie in der Frühstückspause — zurückrufen muss er nicht.
- 9:40
Ein Bestandskunde will seine Gastherme warten lassen. Anna trägt den Termin ein — erledigt in zwei Minuten.
Termin im Kalender - 11:40
Eine Hausverwaltung meldet einen Wasserschaden. Anna erkennt: Das ist dringend — und stellt direkt zu Weber durch. Hätte er nicht abgenommen, stünde ein DRINGEND-Ticket ganz oben auf seiner Liste.
Durchgestellt - 13:20
Ein Lieferant, eine Frage zur Bestellung. Nichts Dringendes: Anna notiert Anliegen und Nummer als Rückruf — Weber ruft zurück, wenn er von der Baustelle zurück ist.
Rückruf notiert - 16:05
Ein Kunde fragt, wann sein Angebot kommt. Auch das: als Rückruf notiert.
Rückruf notiert - 18:30
Feierabend. Statt fünf Mailbox-Nachrichten: eine aufgeräumte Liste. Zwei Termine im Kalender, zwei Rückrufe nach Wichtigkeit sortiert, einmal durchgestellt. Rückrufzeit: eine Viertelstunde.
Bei dir heißen die Anrufe anders, aber das Ende ist immer gleich: ein klares Ergebnis statt einer vollen Mailbox — Termin, Durchstellung, Rückruf oder direkt beantwortete Frage.
- 15 Minuten
- per Video
- unverbindlich
Was du jetzt vermutlich denkst
Meine Kunden wollen keinen Computer am Telefon.
Deine Kunden wollen vor allem eines: jemanden erreichen, der sich kümmert. Die Assistenz sagt gleich in der Begrüßung ehrlich, was sie ist — und nimmt dann Name, Anliegen und Termin so auf, wie du es oben in den Beispielen hörst. Wer dich persönlich braucht, wird durchgestellt oder bekommt deinen Rückruf. Und denk daran, was sie ersetzt: nicht dich — sondern deine Mailbox. Die sagt dir nicht mal, worum es ging.
Und wenn sie etwas Falsches erzählt?
Sie beantwortet nur, was wir gemeinsam für deinen Betrieb hinterlegt haben: deine Leistungen, deine Zeiten, deine Regeln. Preise nennt sie grundsätzlich nicht, Zusagen erfindet sie keine. Weiß sie etwas nicht, sagt sie das offen und notiert einen Rückruf — raten ist nicht ihr Job. Und weil du jede Zusammenfassung liest und wir den Betrieb laufend im Blick haben, fällt sofort auf, wenn etwas hakt. Dann stellen wir es ab.
Was passiert mit den Gesprächen meiner Kunden?
Verarbeitet und gespeichert wird in der EU, dein Vertragspartner sitzt in Deutschland. Aufgezeichnet wird nichts: Nach dem Anruf bleibt die Zusammenfassung, nicht das Gespräch. Für das Training von KI-Modellen werden deine Gespräche nicht verwendet. Und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört fest zum Paket — das Dokument, das den Umgang mit den Daten deiner Anrufer sauber regelt.
In 2 Wochen startklar. Dein Aufwand: rund 2 Stunden.
- Tag 0
Einrichtungsgespräch
Eine Stunde, in der du uns deinen Betrieb erklärst: welche Leistungen, welche Zeiten, was die Assistenz sagen darf — und was nicht.
Dein Part
eine Stunde.
- Tag 1–3
Wir bauen deine Assistenz
Stimme, Begrüßung, Gesprächsregeln, Kalender — alles zugeschnitten auf deinen Betrieb.
Dein Part
nichts.
- Tag 4–7
Testen und feinschleifen
Zuerst testen wir selbst — mit den typischen Anrufen aus deinem Alltag, so lange, bis alles sitzt. Dann bist du dran: Du rufst selbst an und hörst, wie sie klingt. Was dir nicht gefällt, stellen wir um.
Dein Part
ein paar Testanrufe.
- Tag 8–13
Sanfter Start
Die Assistenz übernimmt zuerst nur, was sonst auf der Mailbox landen würde — zum Beispiel außerhalb deiner Bürozeiten.
Dein Part
pro Anruf ein Daumen hoch oder runter.
- Tag 14
Übergabe
Die Assistenz übernimmt voll, du bekommst eine kurze Einweisung und alles Wichtige schriftlich. Danach bleiben wir dran: Urlaubszeiten, neue Leistungen, neue Ansagen ändern wir laufend für dich — das ist in der Betreuung drin.
Dein Part
45 Minuten.
Rund zwei Stunden — mehr nicht
Das ist dein gesamter Aufwand. Den Rest machen wir.
Keine neue Technik im Betrieb
Alles läuft in der Cloud — bei dir wird nichts installiert. Die Rufumleitung ist der einzige Handgriff, und den zeigen wir dir.
Kein Selbstbau-Frust
Selbstbau-Tools versprechen „fertig in 5 Minuten". Das stimmt — bis zur ersten Testansage. Wir übernehmen die Stunden danach.
- 15 Minuten
- per Video
- unverbindlich
Zwei Dinge, die wir dir lieber vorher sagen
Sie ist nicht vom ersten Tag an perfekt.
In den ersten zwei Wochen stellen wir sie gemeinsam scharf: Wir testen mit den typischen Anrufen aus deinem Alltag, du hörst selbst rein, und beim sanften Start übernimmt sie erst nur, was sonst auf der Mailbox landen würde. Überfordert sie ein Anrufer, rät sie nicht, sondern nimmt einen Rückruf auf — und wir justieren nach. Wer dir erzählt, so ein System laufe ab Tag eins fehlerfrei, will dir etwas verkaufen.
Für manche Betriebe lohnt es sich nicht.
Kommen bei dir weniger als etwa zehn Anrufe pro Woche an, bei denen es um etwas geht, ist eine gut besprochene Mailbox mit festen Rückrufzeiten meist die bessere Lösung. Ob es sich für dich rechnet, prüfen wir gemeinsam im Erstgespräch — und wenn nicht, sagen wir dir genau das.
So geht es weiter — drei kleine Schritte
Formular ausfüllen
Vier kurze Fragen, keine zwei Minuten.
Terminvorschläge per E-Mail
Wir melden uns bei dir. Kein Anruf aus dem Nichts.
Erstgespräch
15 Minuten, per Video, unverbindlich. Wir schauen gemeinsam auf deinen Betrieb: Wie viele Anrufe kommen rein, wer geht heute ran, was geht verloren?
Was kostet das?
Ehrliche Antwort: Das hängt davon ab, was deine Assistenz können soll. Deshalb steht hier keine Zahl, die nachher doch nicht stimmt. Im Erstgespräch rechnen wir es für deinen Betrieb konkret durch, und danach bekommst du ein Angebot mit allen Kosten drin — auch den laufenden. Keine Überraschungen.
Und wenn es für deinen Betrieb keinen Sinn ergibt, sagen wir dir das im Gespräch — und melden uns danach nicht ungefragt wieder.
Häufige Fragen
Finde in 15 Minuten raus, ob sich das für deinen Betrieb rechnet
Vier kurze Fragen, dann melden wir uns mit Terminvorschlägen — mehr passiert nicht.
- Jeder Anruf endet mit einem Ergebnis
- Deine Nummer bleibt
- Dein Aufwand: rund 2 Stunden
- Ehrliche Antwort — auch wenn sie „lohnt sich nicht" heißt
Lohnt sich das für deinen Betrieb?
Erstgespräch — 15 Min, unverbindlich