Dein Telefon geht ran. Auch wenn du auf der Baustelle stehst.
Eine digitale Assistenz nimmt jeden Anruf an, bucht Termine in deinen Kalender und stellt durch, was dringend ist. Hör selbst, wie sie klingt.
- 15 Minuten
- per Video
- unverbindlich
Heizung komplett ausgefallen
Montag, 7:40 Uhr · Neukunde
Assistenz
Guten Tag, hier spricht Anna, die digitale Assistenz von Weber Haustechnik. Wie kann ich Ihnen weiterhelfen?
Zusammenfassung aufs Handy
- Anliegen
- Heizungsausfall
- Priorität
- Dringend · durchgestellt
- Rückrufnummer
- erfasst ✓
So klingt sie im Einsatz
Nachgestellte Anrufe, echte Assistenz: Wir haben die Assistenz für vier Beispiel-Gewerke eingerichtet und typische Gespräche mit ihr geführt — Anrufe, wie sie bei dir jeden Tag reinkommen.
Heizung komplett ausgefallen
Montagmorgen, 7:40 Uhr — ein Neukunde ruft an, der ganze Betrieb ist auf Baustellen unterwegs.
Anfrage Badsanierung — Termin direkt gebucht
Dienstagnachmittag — ein Interessent ruft an, während das Team auf der Baustelle steht.
Dein Gewerk ist nicht dabei? Die Assistenz wird für jeden Betrieb einzeln eingerichtet — mit deinen Leistungen, deinen Zeiten, deiner Sprache.
Dein Gewerk anfragenEin Dienstag bei Weber Haustechnik
Weber Haustechnik ist der Betrieb aus den Hörbeispielen oben — erfunden, aber sein Dienstag läuft genau so ab:
- 7:15
Thomas Weber steht auf der Baustelle, das Telefon klingelt. Ein Neukunde will sein Bad sanieren. Anna nimmt ab, erfasst alles — und bucht die Besichtigung direkt in Webers Kalender. Er merkt davon: nichts.
Termin im Kalender - 9:40
Ein Bestandskunde will seine Gastherme warten lassen. Anna trägt den Termin ein — erledigt in zwei Minuten.
Termin im Kalender - 11:40
Eine Hausverwaltung meldet einen Wasserschaden. Anna erkennt: Das ist dringend — und stellt direkt zu Weber durch. Hätte er nicht abgenommen, stünde ein DRINGEND-Ticket ganz oben auf seiner Liste.
Durchgestellt - 13:20
Ein Lieferant, eine Frage zur Bestellung. Nichts Dringendes: Anna notiert Anliegen und Nummer als Rückruf — Weber ruft zurück, wenn er von der Baustelle zurück ist.
Rückruf notiert - 16:05
Ein Kunde fragt, wann sein Angebot kommt. Auch das: als Rückruf notiert.
Rückruf notiert - 18:30
Feierabend. Statt fünf Mailbox-Nachrichten: eine aufgeräumte Liste. Zwei Termine im Kalender, zwei Rückrufe nach Wichtigkeit sortiert, einmal durchgestellt. Rückrufzeit: eine Viertelstunde.
Bei dir heißen die Anrufe anders, aber das Ende ist immer gleich: ein klares Ergebnis statt einer vollen Mailbox — Termin, Durchstellung, Rückruf oder direkt beantwortete Frage. Nach jedem Anruf bekommst du eine Zusammenfassung aufs Handy. Und was die Assistenz nie tut: Preise nennen, Zusagen erfinden — oder verschweigen, dass sie eine Assistenz ist.
In 2 Wochen startklar. Dein Aufwand: rund 2 Stunden.
- Tag 0
Einrichtungsgespräch
Eine Stunde, in der du uns deinen Betrieb erklärst: welche Leistungen, welche Zeiten, was die Assistenz sagen darf — und was nicht.
Dein Part
eine Stunde.
- Tag 1–3
Wir bauen deine Assistenz
Stimme, Begrüßung, Gesprächsregeln, Kalender — alles zugeschnitten auf deinen Betrieb.
Dein Part
nichts.
- Tag 4–7
Testen und feinschleifen
Zuerst testen wir selbst — mit den typischen Anrufen aus deinem Alltag, so lange, bis alles sitzt. Dann bist du dran: Du rufst selbst an und hörst, wie sie klingt. Was dir nicht gefällt, stellen wir um.
Dein Part
ein paar Testanrufe.
- Tag 8–13
Sanfter Start
Die Assistenz übernimmt zuerst nur, was sonst auf der Mailbox landen würde — zum Beispiel außerhalb deiner Bürozeiten.
Dein Part
pro Anruf ein Daumen hoch oder runter.
- Tag 14
Übergabe
Die Assistenz übernimmt voll, du bekommst eine kurze Einweisung und alles Wichtige schriftlich. Danach bleiben wir dran: Urlaubszeiten, neue Leistungen, neue Ansagen ändern wir laufend für dich — das ist in der Betreuung drin.
Dein Part
45 Minuten.
Rund zwei Stunden — mehr nicht
Das ist dein gesamter Aufwand. Den Rest machen wir.
Deine Nummer bleibt
Anrufe leitest du per Rufumleitung zur Assistenz — bei dir wird nichts installiert, alles läuft in der Cloud.
Kein Selbstbau-Frust
Selbstbau-Tools versprechen „fertig in 5 Minuten". Das stimmt — bis zur ersten Testansage. Wir übernehmen die Stunden danach.
Zwei Dinge, die wir dir lieber vorher sagen
Sie gibt sich als Assistenz zu erkennen — mit Absicht.
Deine Kunden hören gleich in der Begrüßung, womit sie sprechen — hier wird kein Mensch vorgetäuscht. Wer so anfängt, dem vertraut man auch den Termin an. Hör es dir oben in den Beispielen an.
Für manche Betriebe lohnt es sich nicht.
Kommen bei dir weniger als etwa zehn relevante Anrufe pro Woche an, ist eine gut besprochene Mailbox mit festen Rückrufzeiten meist die bessere Lösung. Ob es sich für dich rechnet, prüfen wir gemeinsam im Erstgespräch — und wenn nicht, sagen wir dir genau das.
So geht es weiter — drei kleine Schritte
Formular ausfüllen
Vier kurze Fragen, keine zwei Minuten.
Terminvorschläge per E-Mail
Wir melden uns bei dir. Kein Anruf aus dem Nichts.
Erstgespräch
15 Minuten, per Video, unverbindlich. Wir schauen gemeinsam auf deinen Betrieb: Wie viele Anrufe kommen rein, wer geht heute ran, was geht verloren?
Was kostet das?
Ehrliche Antwort: Das hängt davon ab, was deine Assistenz können soll. Deshalb steht hier keine Zahl, die nachher doch nicht stimmt. Nach dem Erstgespräch bekommst du ein Angebot, konkret durchgerechnet für deinen Fall — alle Kosten drin, auch die laufenden. Keine Überraschungen.
Und wenn es für deinen Betrieb keinen Sinn ergibt, sagen wir dir das im Gespräch — und melden uns danach nicht ungefragt wieder.
Häufige Fragen
Finde in 15 Minuten raus, ob sich das für deinen Betrieb rechnet
Vier kurze Fragen, dann melden wir uns mit Terminvorschlägen — mehr passiert nicht.